衛健系統采購全流程注意要點
公眾號【興培醫管】
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在衛健系統中，采購工作的規范與高效開展對于保障醫療服務質量、推動醫療衛生事業發展具有極為關鍵的意義。以下將詳細闡述衛健系統采購全流程的注意要點。
一、采購計劃階段
需求評估與匯總
深入各醫療機構科室，全面了解其對藥品、醫療器械、設備、耗材以及各類醫療服務等的實際需求。組織專業人員對需求的合理性、緊迫性進行評估，避免盲目申報和過度采購。例如，對于大型醫療設備的需求，要結合醫院的學科建設規劃、患者流量預測以及現有設備的使用狀況等多方面因素進行考量。
建立統一的需求申報平臺或流程，確保各科室的需求能夠及時、準確地匯總到采購部門，同時便于追溯和管理。
預算編制
根據需求評估結果，結合衛健系統的財政預算安排和醫療機構自身的財務狀況，科學合理地編制采購預算。要充分考慮采購物品或服務的市場價格波動、運輸成本、安裝調試費用以及后續維護保養等全生命周期成本。
對預算進行細化分類，明確不同采購項目的預算額度，并預留一定比例的應急資金，以應對突發公共衛生事件或不可預見的采購需求。同時，建立預算調整機制，在必要時按照規定程序進行預算的調整與追加。
二、采購方式選擇階段
公開招標
當采購項目符合公開招標條件時，應嚴格按照《招標投標法》及相關規定進行操作。
編制嚴謹、詳細的招標文件，明確招標項目的技術規格、商務條款、評標標準和方法等內容。技術規格應具有明確性和通用性，避免設置不合理的排他性條款，確保公平競爭。
規范招標公告發布渠道和時間，保證潛在投標人有足夠的時間獲取信息并準備投標文件。在開標、評標過程中，要嚴格遵守保密和公正原則，組建專業的評標委員會，按照既定的評標標準進行評審，確保中標結果的合法性和公正性。
邀請招標
對于符合邀請招標條件的項目，如技術復雜、有特殊要求或者受自然地域環境限制等，要慎重選擇邀請對象。邀請的供應商應具備相應的資質和能力，且數量一般不少于三家。
向被邀請的供應商發送正式的邀請書，詳細說明招標項目的相關情況，并在規定時間內接受其投標文件。評標過程與公開招標類似，注重對供應商的技術實力、商務報價和信譽等方面的綜合評估。
競爭性談判
確定采用競爭性談判方式采購時，要先制定談判文件，明確談判程序、談判內容、合同草案的條款以及評定成交的標準等。
邀請符合資格條件的供應商參加談判，一般不少于三家。談判過程中，要與供應商就采購項目的技術、商務等內容進行充分的溝通和協商，允許供應商進行多輪報價，并根據談判情況對談判文件進行實質性變動，變動內容應及時通知所有參加談判的供應商。
按照預先確定的評定成交標準，綜合評估供應商的最終報價、技術方案、售后服務等因素，確定成交供應商。
單一來源采購
對于只能從唯一供應商處采購的項目，如專利產品、獨家代理產品或因不可抗力等原因無法從其他供應商處采購的情況，要進行嚴格的審批和論證。
組織專業人員對單一來源采購的必要性和合理性進行論證，并形成書面報告。在采購過程中，要與供應商進行充分的協商，在保證采購項目質量和服務的前提下，爭取合理的采購價格和合同條款。同時，要做好采購過程的記錄和備案工作，以備后續監督檢查。
詢價采購
適用于采購的貨物規格、標準統一、現貨貨源充足且價格變化幅度小的項目。制定詢價文件，明確采購貨物的名稱、規格、數量、技術要求、報價方式等內容。
向三家以上的供應商發出詢價通知書，要求其在規定時間內提交報價文件。對供應商的報價進行比較分析，選擇報價最低且符合采購要求的供應商作為成交供應商。
三、采購執行階段
合同簽訂
采購人與中標（成交）供應商應在規定時間內按照招標文件和投標文件的內容簽訂采購合同。合同條款應嚴謹、完整，包括采購物品或服務的名稱、規格、數量、價格、質量標準、交貨（服務）時間地點、驗收標準、付款方式、違約責任等關鍵要素。
對于涉及知識產權、保密條款、售后服務期限等特殊內容，要在合同中明確約定。合同簽訂前，可組織法務或相關專業人員進行審核，確保合同的合法性和有效性。
訂單下達與跟蹤
向供應商下達正式的采購訂單，明確訂單的詳細信息，如訂單編號、采購項目詳情、交貨日期等。建立訂單跟蹤機制，定期與供應商溝通，了解訂單執行進度，及時處理可能出現的交貨延遲、質量問題等情況。
對于大型設備或復雜項目的采購，可要求供應商提供項目進度報告，確保采購項目按計劃推進。
貨物驗收
成立專業的驗收小組，成員包括采購部門、使用科室、質量控制部門以及相關技術專家等。依據采購合同和相關標準，對采購的貨物進行驗收。驗收內容包括貨物的外觀、數量、規格、質量證明文件、性能指標測試等。
對于醫療器械和設備，要按照國家相關的醫療器械監督管理規定進行驗收，確保其符合臨床使用要求。驗收過程要做好記錄，對于驗收合格的貨物，辦理入庫手續；對于不合格貨物，按照合同約定進行退換貨或其他處理，并追究供應商的違約責任。
服務驗收
對于采購的醫療服務項目，如醫療保潔、設備維護保養、信息系統開發等，要根據服務合同約定的服務標準、服務期限、服務效果等進行驗收。可通過實地檢查、用戶滿意度調查、服務質量評估報告等方式進行驗收。
對于未達到服務要求的情況，要求供應商限期整改，整改后仍不符合要求的，按照合同約定進行相應處理，如扣減服務費用、終止合同等。
四、采購后續管理階段
付款結算
按照采購合同約定的付款方式和時間，對供應商提交的付款申請進行審核。審核內容包括貨物驗收合格證明、發票、合同履行情況等。確保付款金額準確、合規，避免提前支付或超付等情況發生。
建立付款臺賬，記錄每一筆采購項目的付款情況，便于財務核算和審計監督。對于涉及質保金的項目，要在質保期屆滿且無質量問題后，按照規定程序支付質保金。
檔案管理
建立完善的采購檔案管理制度，將采購過程中的各類文件資料進行歸檔整理。包括采購計劃、招標文件、投標文件、評標報告、合同文本、驗收報告、付款憑證等。
采購檔案應按照項目分類編號，妥善保存，保存期限一般不少于法律法規規定的年限。檔案管理要便于查閱和檢索，為后續的采購審計、監督檢查以及經驗總結提供有力的支持。
供應商評價與管理
定期對供應商的供貨（服務）質量、交貨（服務）及時性、價格合理性、售后服務等方面進行評價。建立供應商評價指標體系，根據評價結果對供應商進行分級管理。
對于表現優秀的供應商，可在后續采購項目中給予優先考慮或適當的獎勵；對于存在問題的供應商，要及時與其溝通，要求其整改，對于整改不力或多次出現問題的供應商，可將其列入不良供應商名單，限制或禁止其參與本衛健系統的采購活動。
總之，衛健系統采購全流程涉及多個環節和眾多要點，每一個環節都需要嚴格遵守相關法律法規和規章制度，確保采購工作的公開、公平、公正、透明和高效，為衛健系統的穩定運行和醫療衛生事業的發展提供堅實的物資保障和服務支持。
來源：公眾號【興培醫管】
